Todos queremos que las inversiones que hacemos sean rentables, una forma es bajar los costos de mantenimiento; sin embargo, se busca lograrlo con acciones aisladas, desordenadas y solo en la etapa de operación del local. Veremos más adelante que muchos de los problemas que enfrenta el mantenimiento pueden encararse en  etapas tempranas del proyecto, así evitaremos casos donde solo el poder acceder a un equipo para hacer trabajos de reparación tiene altos costos, fachadas imposibles de limpiar sin recurrir a grúas, uso de andamios por falta de escaleras se servicio, etc. Ni que decir de equipos cuyo consumo energético no fue considerado durante el plan de negocio.

Lo primero que debemos hacer es plantear ¿Qué es mantenimiento de locales comerciales? Trataremos entonces de definir “Local comercial” y “mantenimiento”.

Local comercial:

Sabemos que son espacios físicos donde se ofrecen bienes económicos así como servicios o mercaderías para la venta al público y  con algunas excepciones, como quizás las panaderías, en estos locales comerciales no se suele realizar la fase de producción de los productos que se distribuyen. Sin embargo un local comercial no solo es el edificio; es el terreno y su edificación, que puede ser propia o alquilada, son las instalaciones y los equipos que hacen que el local funcione, es también la imagen que está compuesta por el branding, jardinería, etc.

Mantenimiento:

La definición de esta actividad y todo lo que conlleva o no, dependerá enteramente del objeto sobre el cual se aplica la actividad y al consenso al que llegue un dFM (departamento de FM) con la organización a la que atiende.

Establecer los objetivos del mantenimiento es sentarse a discutir con franqueza el “Por qué” y “Para qué” determinada organización considera el mantenimiento de sus locales comerciales y los componentes de este. En la mayoría de organizaciones estos objetivos son:

  1. Continuidad de la operación del negocio.
  2. Reducción de costos.
  3. Conservar la inversión.
  4. Aseo y embellecimiento de los locales de atención al público.
  5. Evitar accidentes y aumentar la seguridad para las personas.
  6. Respeto al medio ambiente.

La lista no es restrictiva y su orden tampoco es por priorización, cada organización es única, así como lo es su filosofía financiera, pero podemos utilizar este listado para desarrollar este tema. Los locales comerciales tienen un ciclo de vida y como todo ciclo de vida tiene un costo, el mismo que es la suma de todos los costos directos, variables y fijos que pueden ser asignables a sus activos.

Figura 1. Activos de un local comercial.

Las etapas del ciclo de vida de un local comercial incluyen:

  • Elaboración de un plan de negocios. Idea original que motiva la iniciativa de abrir un local comercial y los estudios preliminares que lo fundamentan. La evaluación del contexto del proyecto, estudios de factibilidad técnicos, viabilidad económica e impacto ambiental, entre otros. El plan del proyecto y sus etapas, entre ellas está el anteproyecto (debe incluir la ingeniería básica necesaria) y el proyecto de detalle.
  • La ejecución del proyecto.
  • La compra de los equipos y su instalación.
  • La operación y mantenimiento, esto involucra la puesta en marcha, la operación y mantenimiento de los sistemas, equipos y edificación, renovación de licencias y permisos.
  • La modernización del activo (overhaulin /remodelaciones).
  • La disposición (reciclaje, eliminación, etc.)
Figura 2. Etapas del Ciclo de Vida de un Local Comercial

Es en las primeras etapas de un proyecto donde se toman las decisiones que determinaran el ciclo de vida del local comercial y es justamente donde se tiene la más alta oportunidad de ahorro. Muchas veces lo que suele ser el proyecto “más barato” termina teniendo el ciclo de vida más costoso directa y/o indirectamente; directamente serán todos aquellos gastos que serán cargados al departamento de mantenimiento e indirectos son, por ejemplo los que asume la organización al ver la continuidad del negocio afectada por falta de energía o la imagen de la marca al no tener una fachada limpia.

Figura 3. Porcentaje del Costo del Ciclo de vida vs Etapas del Ciclo de Vida.

Que las organizaciones involucren a los equipos de mantenimiento durante todo el ciclo de un proyecto de local comercial es una trasformación cultural dentro de ellas mismas y los departamentos de FM estaremos ahí para participar activamente de este cambio.

Arq. Paola Portilla

Jefe FM